Quais são as funções do Departamento Pessoal?

Organizamos as principais funções do Departamento Pessoal, da admissão até a rescisão do colaborador.

1. Admissão dos profissionais:

Quando um novo funcionário é contratado, existe uma série de procedimentos e documentos que precisam ser providenciados pelo DP, assim como o tipo de Contrato de Trabalho, Jornada, Anotações na Carteira de Trabalho (CTPS), exames admissionais e exigências de Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) Ou Acordos Coletivos de Trabalho (ACT) ou ainda se haverá algum Acordo Individual.

Devido à importância deste momento, o ideal é o DP elaborar um checklist dos documentos que precisará providenciar e solicitar ao novo colaborador.

Participar do momento de Integração é fundamental, esclarecendo todas as dúvidas que ele tiver, as regras da empresa, iniciando um relacionamento saudável com confiança e reciprocidade.

2. Controle de ponto:

É muito importante que as empresas gerenciem bem a frequência de toda a equipe no cumprimento da jornada de trabalho, bem como quanto aos adicionais noturnos, às horas extras ou ao banco de horas. Caso não ocorra esse gerenciamento, podem surgir irregularidades para realizar a gestão das remunerações e muitas outras questões, incluindo ações na Justiça do Trabalho.

Assim, é de responsabilidade do departamento pessoal administrar as horas trabalhadas pela equipe, fazendo os registros e estruturando as escalas de horários dos funcionários. Posteriormente, todas essas atividades serão integradas à folha de pagamento.

Isso significa que o setor é responsável por manter os papéis em ordem, garantindo a efetivação das normas trabalhistas e o respeito aos critérios definidos pelo governo. Isso permite que a sua empresa fique regularizada e que você evite passivos trabalhistas.

3. Fechamento de folha de pagamento:

A folha de pagamento envolve vários eventos, que incluem os benefícios, a remuneração mensal, adicionais, recolhimentos de encargos, descontos como INSS e FGTS, imposto de renda e contribuição sindical.

Faz parte da rotina de DP gerenciar estas questões para assegurar que os cálculos sejam feitos da forma correta, seguindo as normas estabelecidas pela legislação trabalhista e Convenção coletiva de trabalho.

O gerenciamento dos benefícios também é importante para o cálculo da folha de pagamento. É preciso assegurar que o funcionário tenha os seus direitos garantidos (Vale-transporte, Vale-alimentação, Assistência médica, Farmácia, entre outros) e  que o desconto feito sobre o salário esteja de acordo com as normas e dentro do que foi definido na assinatura do contrato de trabalho.

Em pequenas e médias empresas, é comum contratarem um escritório contábil externo para executar o cálculo da folha de pagamento, ou seja, para fazer o cálculo dos eventos de créditos, descontos e dos impostos, além de emitir as guias fiscais para os órgãos competentes.

Para esses casos, o DP da empresa abastece a contabilidade com as informações sobre remuneração e descontos de cada funcionário (incluindo possíveis faltas e atrasos acusados na marcação de ponto) e fica a cargo do contador calcular os vencimentos e descontos todos os impostos.

Seja qual for o caso, existem softwares de RH especializados que podem ajudar a agilizar todo este processo, automatizando as tarefas burocráticas do Departamento pessoal no dia a dia.

4. Representação junto aos órgãos oficiais e fiscais:

Nas empresas que optam por concentrar internamente todas as tarefas de DP, o próprio setor faz a emissão de vários documentos para os órgãos oficiais, como a Guia da Previdência (GPS), as declarações da CIPA, a Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), e do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA), dentre outros.

O DP também é o setor que recebe e gerencia os registros de passivos trabalhistas. Assim, o departamento pessoal é o principal representante da empresa para o diálogo com instituições oficiais, já que ele é o responsável pela emissão de diversos documentos que garantem a regularidade da situação da organização.

Com a documentação em ordem, é possível que a empresa fique regularizada e, como vimos, evitam-se passivos trabalhistas. Ou caso ocorram, a documentação é localizada e utilizada de forma ágil.

5. Gestão de licenças e férias:

Também faz parte das funções do RH administrar afastamentos, licenças, atestados e acidentes de trabalho. O setor recebe essas informações, faz a integração com a folha de pagamento e administra o contato com órgãos públicos.

O DP também é responsável por fazer o acompanhamento das férias dos funcionários, fazendo os registros necessários e monitorando se os períodos estão sendo cumpridos. Assim, os colaboradores podem usufruir das férias, sem imprevistos e erros nos prazos.

6. Organizar documentação dos colaboradores:

Mesmo em empresas pequenas, é fato que existe muita informação importante ligada ao desempenho das funções dos colaboradores que deve ser guardada e categorizada. Por esse motivo o Departamento Pessoal também é importante.

Ele é capaz de deixar toda essa documentação em dia e pronta para acesso em caso de necessidade, permitindo que o funcionamento da empresa seja muito mais ágil.

7. Desligamento:

Neste momento o Departamento Pessoal tem por atribuição cuidar de todo processo de desligamento e finalização do contrato de trabalho.

Nesse processo estão inclusos todos os trâmites ligados aos órgãos oficiais, tais como o Sindicato, Justiça do Trabalho, DRT, entre outros que fazem parte da rotina de cumprimento de normas.

As funções dessa parte do setor, vai desde o momento da demissão até a quitação completa do contrato de trabalho.

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