- Veja os aspectos mais relevantes que apareceram em nossa pesquisa e são confirmados por nossa experiência na área:
- Ser um profissional organizado:
A quantidade de informações e números que um Departamento Pessoal lida diariamente é muito vasto e inclui centenas de dados essenciais para a empresa. Além disso, ainda há a necessidade de o profissional se ajustar à realidade de cada empresa, que pode variar de acordo com políticas, regras e cultura.
Dessa forma, ser organizado é o primeiro passo para ser eficaz. Isso quer dizer alinhar processos e classificar demandas como diárias, semanais, mensais e semestrais. É importante ressaltar que nessas horas, um sistema pode ser a chave para alcançar um resultado melhor, mas isso não exclui a necessidade de se organizar.
Acrescento a competência de gestão do tempo, imprescindível para evitar sobrecarga, estresse e/ou erros.
- Ter visão preventiva de problemas:
Foi constatado que 14% das causas de retrabalho estão ligadas à perda de informações. Por isso, guardar históricos pode significar uma salvação para o Departamento Pessoal.
Ou seja, todos os processos burocráticos, documentos e acontecimentos precisam ser armazenados, antecipando necessidades. Mas, não adianta registrar essas informações sem uma ordem lógica, que facilite a localização. Crie categorias, elenque em ordem alfabética, organize por data e qualquer outro filtro que faça sentido na sua rotina.
O único cuidado é deixar claro para toda a equipe como estão organizadas as informações, além de criar um padrão para manuseá-las. Assim, o histórico se torna fácil, poupa tempo e dura para sempre.
- Estar atualizado:
Os profissionais de DP estão acostumados com leis e regras para desenvolver suas atividades. Porém, o mundo está em constante mudança… e o governo brasileiro também!
Para acompanhar as atualizações de impostos e legislações, é fundamental estar em contato com ferramentas de atualização – cursos, palestras, fóruns.
Ele é capaz de transmitir a confiança que a empresa precisa na hora de tomar decisões ou estabelecer processos.
Que tal se transformar em uma referência nos processos legais e cálculos de Folha de Pagamento?
Investir na sua própria capacitação, como profissional de DP, é uma forma certeira de se destacar e agregar valor à sua posição dentro da empresa. Mas, claro, não deixe de multiplicar o seu conhecimento entre sua equipe.
- Ser comunicativo:
Não adianta “ser bom” naquilo que você faz. Se você não souber se comunicar com clareza, não estará utilizando toda a sua capacidade.
É essencial que o profissional de DP transmita para a empresa, de forma eficiente, suas demandas e seus processos.
É muito comum que o DP seja consumido por uma rotina muito específica e se torne relevante apenas para corrigir ou alertar funcionários.
Mas uma das áreas principais de uma empresa não pode se limitar a isso! Redija e divulgue seus procedimentos.
Envie lembretes sobre seus prazos.
Atualize seus pares sobre realizações. Quanto mais você aproximar sua rotina das outras áreas, mais conhecidos vão ficar seus processos e mais pessoas conseguirão segui-los.
5. Ser ético:
Talvez, um grande diferencial do perfil de um profissional de Departamento Pessoal seja a transparência e a ética. Isso porque é este profissional que detém uma enorme quantidade de informação confidencial.
Toda a área de RH e DP precisa ter no DNA o compromisso com os dados da empresa e dos funcionários. Mas isso não é novidade, não é mesmo?
O fato é que a melhor forma de transmitir este compromisso é adotar uma postura absolutamente ética e transparente. Ou seja, as informações confidenciais precisam ser guardadas, enquanto as informações que impactam diretamente os funcionários, precisam ser comunicadas com 100% de transparência.
O vazamento de algum dado ou a omissão de outro, pode causar mal-entendidos que colocam em risco o rendimento e a confiança da área.
- Ser negociador:
O Departamento Pessoal, em geral, centraliza a gestão de diversos fornecedores, como vales –refeição, seguros e outros benefícios que variam de empresa para empresa.
Muitas vezes, estes fornecedores são contratados e permanecem atendendo à empresa por um longo tempo. Se alguma política – seja do fornecedor ou da empresa, não mudar, é capaz de os contratos durarem para todo o sempre.
Obviamente, existe um ponto positivo nisso que é a construção de um relacionamento de confiança e flexibilidade com estes fornecedores. Mas há um fator que pode ser bastante negativo… Não abrir uma concorrência periódica para fornecedores, acaba deixando a empresa sem referência quanto a preços praticados e soluções oferecidas.
O DP, como área estratégica, deve ser o gerenciador destes serviços para otimizar os investimentos e detectar oportunidades.
Cuidado para não se limitar às operações e às rotinas do dia a dia e acabar se desconectando da estratégia final.
Seu trabalho conta com as metas da empresa e as metas da empresa contam com o seu trabalho! 😉
- Ter empatia:
Empatia é a arte de se colocar no lugar do outro.
Entre as habilidades do departamento pessoal está a capacidade de lidar com questões muito particulares dos indivíduos que compõem o quadro de funcionários e, por esse motivo, ser capaz de ter empatia é fundamental para o bom curso das relações.
Ao se colocar no lugar do outro, é possível ter mais tato para resolver os problemas sem se mostrar severo demais ou sem ser indulgente demais para com os erros do colaborador.
Essa característica auxilia na tomada de decisões de forma sábia e sensata, sem prejudicar ninguém, compreendendo a realidade do outro e atuando da melhor forma para que todos fiquem satisfeitos.
8. Dominar as rotinas típicas de analista de Departamento Pessoal:
Dentre todas as atividades realizadas pelo analista de departamento pessoal, as principais são:
- garantir que as rotinas da empresa sigam os termos da legislação trabalhista;
- estar atento às mudanças nas leis trabalhistas e tributárias;
- manter-se atualizado quanto às convenções coletivas;
- relacionar-se com sindicatos;
- conduzir os processos de admissão, demissão e folha de pagamento;
- fazer controle da marcação de ponto, colhendo os dados e realizando seu tratamento junto a cada funcionário;
- realizar o controle de férias dos funcionários, monitorando seus períodos aquisitivo e concessivo;
- representar a empresa como preposto em ações na justiça do trabalho;
- entre outros.
Se o profissional conhece as rotinas descritas acima, elas serão realizadas com maior correção e agilidade. Assim, o analista de DP (ou assistente) se torna mais valorizado.
- Ter especialização na área:
Ainda há empresas que mantêm na área de DP profissionais generalistas, aqueles que dominam um pouco de tudo. Tanto que, não raro, testemunhamos profissionais que lidam com Administrativo/Financeiro cuidando das atividades de Pessoal. Até mesmo sócios, quando a empresa possui porte pequeno, podem ser os responsáveis por essas funções em alguns casos.
Contudo, esse cenário precisa mudar para que o setor seja menos operacional e mais estratégico (logo, mais valorizado).
Para isso, é interessante que o analista ( ou assistente) de departamento pessoal possua uma especialização, seja um curso específico em departamento pessoal, uma pós-graduação ou MBA na área de Recursos Humanos e/ou Gestão de Pessoas. Esse tipo de educação formal dará ao profissional mais consistência, segurança e autoridade para desempenhar suas tarefas de Departamento Pessoal no dia-a-dia.
- Mensurar e apresentar dados:
A mensuração e acompanhamento de métricas, em qualquer área empresarial, é indispensável para a empresa que deseja crescer (ou sobreviver).
O DP não é exceção a essa regra: mesmo um departamento primordialmente operacional deve ter metas e índices para balizar os resultados.
Se o profissional de Departamento Pessoal é capaz de apresentar relatórios de custo de turnover, de custo provisionado por colaborador e outros custos, as outras áreas irão olhá-lo com mais atenção (e valor).
- Ter um relacionamento estreito com a Contabilidade:
Departamento Pessoal e Contabilidade são duas áreas irmãs, que chegam a se confundir em alguns negócios.
Em pequenas e médias empresas, o analista de Departamento Pessoal é quem supre o Contador — que normalmente trabalha em um escritório externo, contratado pela organização — com as informações necessárias para que ele processe a folha de pagamento e envie as guias para as autoridades trabalhistas e tributárias.
Dentre as informações que o DP deve enviar a Contabilidade, encontram-se:
- proventos e descontos de todos os funcionários, como salário, adicionais e comissões, no caso de proventos; e faltas e afastamentos no caso de descontos;
- arquivo de ponto tratado, de modo que o Contador possa identificar eventuais horas extras ou atrasos/faltas;
- dados cadastrais e documentos de colaboradores recém-admitidos e de colaboradores recém-desligados;
- e notificações de funcionários que estão entrando em férias.
O Contador, em contrapartida, devolve à empresa a Folha de Pagamento fechada, ou seja, com todos os impostos calculados e com todas as guias enviadas ao Governo.
É fundamental que o analista (ou assistente) de Departamento Pessoal faça a conciliação da Folha (conferindo se todos os cálculos estão corretos), e que ele saiba se relacionar de forma harmoniosa com o Contador, facilitando a dinâmica das duas áreas. Ainda é importante conhecer o processo e cálculos, para explicar aos funcionários, quando surge alguma dúvida, assim reforça o aspecto da confiança entre empresa e funcionário.
Então, uma das medidas mais importantes para que ele seja valorizado é utilizar um software de Departamento Pessoal que alivie um pouco seu dia-a-dia das responsabilidades burocráticas e que permita que ele tenha mais tempo para se dedicar às atividades estratégicas
Um software de DP deve contar com as seguintes funcionalidades:
- cálculo da folha de pagamento;
- controle de jornada;
- controle de férias dos funcionários;
- gestão de admissões;
- gestão de desligamento;
- distribuição de holerites;
- comunicação com funcionários, entre outras.
- Reconhecer seu valor:
Os profissionais de DP são desafiados diariamente por complexos processos, que impactam diretamente em dois fatores mais do que estratégicos para uma empresa: estar em dia com as leis e manter os funcionários motivados.
Portanto, mantenha o olhar além das paredes do seu setor. Embora o DP reporte ao RH ou ao Financeiro, este é o departamento de interseção entre todos os outros, desde sempre e em qualquer lugar do mundo!!!
Agradecimentos: Claudio Nasajon – Xerpa – Convenia – Administradores.
É de muita importância saber o perfil do profissional de Recursos Humanos para estar ciente da demanda da profissão e a expectativa do empregador. Gostei que o texto foi escrito de forma clara.
Sim. Pois o perfil do profissional de departamento pessoal deve estar relacionado a uma postura de motivação, para ser fonte de inspiração aos demais colaboradores da organização. Ao se posicionar de forma positiva e proativa, o funcionário é capaz de conquistar confiança e credibilidade em suas ações.